展示会の呼び込みがうまくいかない原因｜声かけから会期後までの改善手順

展示会で声をかけても、立ち止まってもらえない。そんなときは、通路から見つけてもらえるか、何の展示か伝わるか、説明へ進めるかを分けて確認しましょう。声かけの言葉だけを変える前に、どこで接点が途切れているかを見ることが大切です。

この記事では、呼び込みがうまくいかないときの点検と改善の手順を整理します。特定のフレーズで集客数が増えるという保証ではなく、自社の出展目的に合う案内を試すための方法です。

最初に、誰と話したい展示なのかを共有する

新商品の認知、販売先の開拓、既存客との相談など、出展の目的によって会いたい相手は変わります。対象者を決めずに全員へ同じ案内をすると、スタッフが何を伝えるべきか判断しにくくなります。担当者間で、相手の業務と知ってほしい内容を共有してください。

中小機構の展示会活用の解説でも、対象者に合う出展と、目的に応じた目標や会期後の計画が扱われています。名刺の枚数だけを目標にする前に、どんな話ができると次の相談につながるかを決めておきましょう。

原因を、接点の段階ごとに切り分ける

これは現場で使うための点検例です。すべてが同時に起きているとは限りません。来場者が少ない時間帯と混雑している時間帯を混ぜず、何が起きたかを短く記録すると、改善する場所を考えやすくなります。

声かけは、相手が判断できる情報を短く伝える

会社名や「新商品です」という案内に加え、どんな業務や用途に関係する展示かを伝えます。例えば「問い合わせ窓口の見直しに関するサービスです。どのような情報をお探しですか」といった言葉が考えられます。これは説明を始めるための想定例です。

質問は一度に重ねず、相手の返答を聞いてから案内先を選びます。対象外だったり、急いでいたりする場合は、無理に引き止めず相手の判断を尊重します。資料を渡せる場合も、興味に合う内容かを確かめ、受け取りを強制しない対応を共有しましょう。

入口から説明までの動きを、スタッフ同士で試す

通路から展示物、説明場所、退出までを歩き、荷物や待機するスタッフで進みにくくなっていないかを確認します。声をかける人と専門説明をする人が、どこで引き継ぐかも決めます。説明中に別の来場者が来た場合の案内を、開場前に試しておくと課題が見つかります。

呼び込み、配布、音声の使用範囲などは、出展する回の主催者規程で確認してください。混雑時には通路を広げるための誘導や、説明を待つ人への案内が必要になることがあります。来場者の流れを見ながら、規程の範囲で配置を調整します。

現場では、一つの変更を記録して確かめる

見出し、声かけ、展示物、スタッフ配置を一度に変えると、何が影響したかを判断しにくくなります。例えば、同じ訴求で声かけだけを変えるなど、まず変更点を絞ります。時間帯、担当者、来場者の状況も合わせて残してください。

• どんな相手へ、何を伝える案内を試したか。
• 展示への注目、会話、説明のどこまで進んだか。
• よく聞かれたことと、答えられなかったことは何か。
• 次に変える点と、担当者は決まっているか。

反応が少なかったことを、個人の声量や意欲の問題だけにしないことも大切です。必要な資料がない、専門担当が空いていないなど、案内の仕組みに原因がある場合もあります。終了後に短い振り返りを行い、翌日の準備へ反映しましょう。

会話した後の案内まで、出展前に準備する

その場で相談がまとまらなくても、希望した資料の送付や、担当者からの説明へ進むことがあります。会話内容と次の対応を記録し、連絡先の利用について案内した条件に沿って対応します。名刺を集めたことと、商談や契約が進んだことは分けて確認してください。

来場者が後から見直せるWebページも用意します。会場で紹介した商品と違う案内へ飛ばさず、資料のQRコードやリンクから、関心のある情報へ進めるかを確かめます。よくある質問が多い場合は、商品ページやFAQを整えることも改善の一つです。

Webで質問できる接点を、ピタリーで考える

会場での声かけと合わせて、来場者が後からWebで質問できる窓口を検討できます。自社キャラクターとFAQや指示内容を使う接客に関心があれば、ピタリーの機能と利用方法を確認してください。まず、資料から案内するページと質問の範囲を決め、会期後に必要な情報を整理しましょう。

参考にした一次情報

• 中小機構 J-Net21：知って得する展示会活用
• JETRO：初めての海外見本市のために
• AIVy：ピタリーのサービス紹介