Teamsチャットボットの作り方｜社内FAQの設計から限定公開・運用まで

Teamsでチャットボットを作るなら、最初に「どの社員が、どの情報を確認できる窓口にするか」を決めましょう。社内FAQは、正しい文章を返すことに加え、閲覧権限や規程の更新を保つ必要があります。

この記事では、人事・総務・情報システムなどの問い合わせ窓口を想定して、設計、作成、テスト、限定公開の順に整理します。操作画面や利用条件は構成によって異なるため、自社の管理者と現行の公式手順を確認しながら進めてください。

最初に、一つの業務と利用者を選ぶ

例えば「休暇申請の手順を説明する」と「社員ごとの残日数を照会する」は、扱うデータと権限が異なります。最初は、承認済みの規程やマニュアルから説明できる質問に範囲を絞ると、確認すべき条件を整理しやすくなります。

作成方法と、利用できる環境を確認する

Teamsには、ボットやタブなどのアプリ機能があります。Microsoftの現行プラットフォーム概要を入口に、管理画面で設定する方法と、SDKなどを使って独自開発する方法を検討できます。

管理画面で作成したい場合は、Copilot Studioを使う構成が候補です。契約、作成環境、接続先、公開できるチャネルは組織の条件を確認します。過去のPower Virtual AgentsやTeams内の古い作成画面を前提にした解説を、現在の手順として流用しないようにしましょう。

独自の業務処理や画面が必要な場合は、開発担当と要件を整理します。どちらの方法でも、認証、データへのアクセス、組織でのアプリ配布は別途確認する項目です。

FAQと回答ルールを作成する

1. 対象の手続きについて、承認済みの案内と文書を集める。
2. 文書の重複や古い版を整理し、どれが正しい情報かを決める。
3. エージェントの役割、回答範囲、参照する情報を設定する。
4. 条件が分かれる質問には、確認する内容を用意する。
5. 回答が見つからない場合の社内窓口と案内文を設定する。

文書を登録しただけで、内容と権限の確認が終わるわけではありません。給与や評価など閲覧を制限する情報は、一般向けFAQと分け、必要な認証とアクセス制御を確認してください。

回答と権限を、別々にテストする

まずプレビューで回答を確認し、次に実際のTeamsで限定した利用者から試します。同じ質問を違う立場の利用者が送った場合に、参照できる情報の範囲が適切かも確かめましょう。

担当窓口へ案内するだけの場合は、その旨を正確に伝えます。実際の有人チャット接続やチケット起票を設定していないのに、「担当者へ転送しました」と返答しないことが大切です。

公開と、社員への共有を分けて進める

エージェントを公開する作業と、Teamsなどの利用場所へ接続し、対象者に共有する作業は分けて考えます。Microsoftの公開・展開の説明でも、公開後のチャネル設定や限定テストが案内されています。

1. 自分や検証担当者の範囲で、公開版を試す。
2. Teamsへの接続と、利用者の認証を確認する。
3. 組織の配布・承認手順に沿って、対象者へ共有する。
4. 社員へ、答えられる範囲と困った場合の窓口を知らせる。
5. 更新後は、公開版に変更が反映されたことを確認する。

利用者を増やす前に、FAQ不足、誤った案内、アクセス条件の問題を直します。管理画面の下書きを変更しただけで、公開版へ反映されていると決めつけないようにしてください。

運用担当と、社外向けの窓口を分ける

公開後は、未解決の質問を確認して担当部署へ戻し、元文書とFAQを更新します。変更日、公開した版、確認した質問を残すと、規程変更時の見直しにも使えます。

社外のお客さま向けの接客も検討する場合は、Teamsの社内窓口とは対象や必要な情報を分けます。ピタリーの利用ページでは、キャラクターを使ったWebやLINEでの問い合わせ対応・商品案内を確認できます。

参考情報

• Microsoft Learn「Apps in Teams」
• Microsoft Learn「Publish and deploy your agent」