展示会の声かけのコツ｜来場者の目的を聞き、説明へつなぐ会話例

展示会の声かけでは、足を止めてもらうことに加え、相手が必要な情報を選べることが大切です。大声や決め台詞に頼らず、何を見られるかを短く伝え、関心に合わせて会話を続けましょう。この記事のフレーズは準備用の想定例で、成功率を測定したものや、実在の担当者の発言ではありません。

最初の一言で、何を案内できるかを伝える

来場者が製品を知らなくても、何を展示しているかが分かる言葉を用意します。会社名だけを繰り返すより、展示の内容と見る方法を短く伝えましょう。「実際の画面をご覧いただけます」「使い方をまとめた資料もございます」など、用意しているものを案内します。

根拠のない売上増や費用削減を一言目の訴求に使わず、説明できる内容を選びます。ノベルティの受け取りが主な目的の人と、詳しく比較したい人では、必要な情報が変わります。最初から名刺や詳しい個人情報を求めるのではなく、展示を見る行動から選べるようにします。

場面ごとに、短い案内を準備する

相手の行動だけで悩みや購入意向を決めつけず、反応を見て続けます。断られた場合は追いかけず、会話を終えます。聞き取れる声で案内することと、大きな音で注意を引くことは分けて考え、会場の条件に合わせて運用してください。

会話が始まったら、目的を一つずつ聞く

最初は「今回は情報収集ですか、それとも具体的な導入をご検討ですか」のように、説明の深さを決める質問が使えます。答えに応じて、概要、仕様、個別相談へ進めます。相手の返答を待たず、質問を続けたり全機能の説明を始めたりしないようにします。

すでに課題を話してもらったら、理解した内容を短く確かめます。「更新の作業を減らしたい、というご相談ですね」のように確認し、該当する情報へつなぎます。質問に答えるために必要のない情報まで聞かず、利用者が話したくない内容を無理に掘り下げないようにしましょう。

専門担当へ、聞いた内容と一緒に引き継ぐ

声かけ担当と説明担当を分ける場合は、誰にどの段階でつなぐかを決めます。「詳しい者を呼びます」だけでなく、「サイトへの設置条件を確認したいお客様です」のように相談内容を短く共有します。相手が同じ話を最初からやり直さずに済むかを、事前に練習してください。

外部スタッフへ依頼する場合は、説明できる範囲、答えられない質問、使う資料、休憩や交代時の対応を共有します。呼び込み、受付、製品説明、通訳を同じ役割と想定せず、実際の依頼範囲と担当者の知識に合わせて分担します。

話せないときと、会話を終えるときも用意する

説明担当が全員対応中なら、いつ案内できるかを確認し、資料、実演の予定、後日の窓口などを提示します。確認していない待ち時間や返信時刻は約束しないようにしましょう。来場者が別のブースへ移る場合も、必要な資料やページを選べる形で案内できます。

会話の終わりには、質問に答えられたか、何を次に確認するかを短くまとめます。資料送付や相談の約束があれば、担当者と内容を記録します。名刺を受け取れたことだけで接客を終えず、次の作業が分かる状態にしておきます。

立つ場所と、断られたときの対応を練習する

声かけ担当が並び、出入りや展示の見え方を妨げていないかを確認します。小間の範囲や営業活動の規程は展示会ごとに確認してください。例えば鉄道技術展・大阪2026では、小間内の営業活動や通路の混雑防止に関する規定があります。すべての展示会に同じ条文があるという意味ではありません。

練習では、興味のある人だけでなく、情報収集の人、断る人、専門的な質問をする人も想定します。短い会話を担当者同士で試し、案内が長すぎないか、引き継ぎ先が分かるかを確認しましょう。当日は止まった人数だけでなく、対象者と必要な会話ができたかを振り返ります。

会場で話し切れなかった人へ、後からWebで質問できる窓口を用意するなら、ピタリーの接客体験を確認してみてください。会場の自動声かけ機能を前提にせず、案内したページのサービス説明やFAQとの組み合わせを検討できます。

参照した情報

• JETRO：海外見本市の業務体制と運営（2024年）
• 鉄道技術展・大阪2026：出展規約
• AIVy：ピタリーのサービス案内